Introduction

Aujourd’hui, nous avons envie de vous parler des KPI et de leur face cachée.

Chez OCTO Technology, nous avons longtemps “fait sans” mesure concrète de la performance. Et cela a eu un impact non négligeable sur notre activité de recrutement.

Nous étions systématiquement confrontés à la même problématique : ne pas savoir.

Et pourtant, ce ne sont pas les questionnements qui manquaient :

• LinkedIn est-il un canal performant pour recruter des profils IT ?

• Sur quels autres canaux sommes-nous les plus performants au coût d'acquisition, au volume candidatures / recrutements, au délai de process ?

• Quels sont les points de douleur de notre process de recrutement ?

• Comment acquérir des données pour rendre notre activité de recrutement plus concrètes auprès de la direction ?

• Et plus globalement, comment optimiser notre process de recrutement pour recruter les meilleurs profils pour OCTO ?

Nous avions des “impressions de”, des convictions issues de notre expérience terrain, mais pas de réelles données nous permettant de (in)valider ces ressentis.

Nous nous sommes rendu compte à quel point il est important de connaître et maîtriser cette donnée pour avoir du recul sur ce qui fonctionne et ne fonctionne pas, et de pouvoir ajuster en temps réel nos actions de recrutement.

Or, la première brique manquante à notre équation était l’outillage : nous fonctionnions avec un ATS (Applicant Tracking System) “maison” qui, bien qu’il répondît à nos exigences de recrutement en termes de process, ne nous permettait pas la remontée de données.

Notre objectif ? Nous équiper d’un nouvel ATS pour piloter l’activité de recrutement par la donnée. Nous avons opté pour SmartRecruiters.

Et c’est là que tout le “fun” démarre, car la mise en place de KPI dépend de plusieurs éléments : la configuration de l’ATS, les étapes du process de recrutement, la rigueur de l’équipe à remplir les données et la mise en place de dataviz.

Zoom sur la mise en place des dataviz et les KPIs que nous avons choisi de suivre chez OCTO

Tout d’abord, il faut définir les KPIs à suivre selon les objectifs fixés, les extraire de l’ATS et, dans notre cas, collaborer avec une équipe Data pour exploiter pleinement la matière et la rendre digeste pour l’équipe Recrutement et le CODIR (entre autres Octos).
 

C'est vrai qu'au début certaines données ne seront pas clean. Il faudra comprendre pourquoi afin de les nettoyer ou de prévoir des règles pour les compenser dans les dataviz et les rendre fiables pour l’exploitation. C’est un travail long et chronophage tant que l’utilisation de SmartRecruiters est hétérogène au sein de l’équipe utilisatrice. Pour résumer, plus l’équipe respecte le process établi, plus les pratiques sont homogènes et plus les données seront fiables : CQFD.

Quels KPIs avons-nous décidé de suivre chez OCTO ?

En préambule, je tiens à préciser que nous suivons ces KPI tous les trimestres et à l’année pour le moment. 

Notre funnel de conversion (global et par expertises)

Au global, pour nous donner une vision d’ensemble sur le recrutement, quel volume est traité par l’équipe pour chaque étape du process ?
Par expertises, car le diable se cache dans les détails ! D’ailleurs, nous constatons que les funnels sont différents d’une expertise à une autre. Les problématiques, et donc les solutions, sont différentes.

Le top 3 des canaux d’acquisition (en volume)

Pas de recrutement sans volume : avoir cette visibilité nous permet de savoir combien de personnes postulent sur une source spécifique. À l’aide d’autres données, nous pourrons ainsi calculer combien de personnes, nous recrutons globalement grâce à cette source et donc anticiper les recrutements futurs grâce à ce canal. L’anticipation est la clé du recrutement.

Le coût d’acquisition

Combien coûte une candidature ? Et un recrutement pour Octo ? Pour savoir si nos investissements nous ont permis d’atteindre ou non l’objectif et pourquoi. Cela nous permet également d’anticiper le budget alloué et d’arbitrer sur les futurs investissements pour améliorer/maîtriser le ROI.

Le Time-To-Hire (TTH) et la durée de traitement entre chaque étape du process

Le TTH correspond au nombre de jours qu’il nous faut pour recruter un candidat : entre le moment où il postule/entre dans notre ATS jusqu’à l’acceptation de la propale. L’objectif est de garantir la meilleure expérience candidat et une bonne évaluation de l’adéquation des profils avec Octo. 

L’enjeu n’est pas tant de réduire le TTH à son minimum que de le maîtriser au mieux (attention toutefois à ce qu’il ne soit pas trop long, car dans un secteur aussi concurrentiel que le nôtre, les profils avancent très vite).

Le Gender Mix

Nous suivons et pilotons le taux de profils féminins embauchés pour diversifier notre environnement. Nous avons à cœur de faire d’Octo un environnement inclusif pour toutes et tous, cela est ancré dans nos convictions et manières de faire. C’est pourquoi il est important d’avoir et de donner de la visibilité sur cet indicateur.

La cooptation & le pair sourcing

La cooptation est l'une de nos meilleures sources de recrutement, en termes de qualité et taux de transformation entre candidatures et recrutements. Nous mesurons donc le nombre de personnes engagées dans le process et recrutées via cooptation.

Nous proposons également des sessions de pair sourcing qui consiste à faire le point avec un consultant Octo, lui présenter les opportunités et identifier si des personnes de son réseau peuvent être intéressées (ou intéressantes). 

Comment mesurons-nous les actions de pair sourcing ?

Nous nous basons sur un fichier excel.

Dans ce fichier, nous reportons : 

• le nombre de pair sourcing réalisé au mois,

• Le nombre de personnes contactés, engagées, propalées et recrutées

Ce qu’on observe ? 

Le suivi est complexe car une fois les candidats contactés, ils/elles ne répondent pas immédiatement. Il faut donc se synchroniser avec les consultants pour savoir si les candidats ont répondu.

Il faut aussi trouver des Octos disponibles pour participer à ce type d’exercice. Ce qui est plus ou moins difficile.

Cela permet de créer du lien et d’informer les Octos sur nos besoins actuels pour qu’ils restent à l’affût d’une cooptation. 

Le nombre de propositions d’embauche envoyées, acceptées, refusées (suivi toutes les semaines)

Chaque semaine nous faisons un état des propositions envoyées, acceptées, refusées pour suivre l’atteinte de l’objectif globale. 

Cela nous permet de comprendre pourquoi les candidats ont choisi OCTO et pourquoi certains ont refusé de nous rejoindre de manière précise (qu’on ne pourrait pas voir sur de simple KPI et qui permettent de mieux les comprendre)

Cela nous permet également de fêter nos victoires en équipe.

Conclusion

Avoir des indicateurs de données permet de chiffrer l’impact et la performance des actions menées. Cela permet aussi de poser des bases chiffrées de comparaison (d’une année à l’autre par exemple) pour améliorer vos pratiques et, pourquoi pas, les comparer avec vos pairs.

Enfin, piloter par la donnée, c’est se donner les moyens d’an-ti-ci-per. En effet, la connaissance vous permettra de communiquer, convaincre et arbitrer plus aisément pour les investissements (financiers, humains, temps...) et donc de mettre tous les moyens de votre côté pour atteindre vos objectifs (chiffrés !).

Pour finir, des données seules ne peuvent pas tout expliquer et il est primordial de croiser les regards avec les équipes en charge des projets pour en tirer les meilleures interprétations.